Accueil téléphonique : les clés d’une bonne impression au téléphone
La clé d’un accueil téléphonique efficace réside dans une introduction professionnelle. Oubliez le traditionnel « Allô ? » et optez pour une approche qui rassure immédiatement votre interlocuteur de sa bonne connexion avec votre entreprise. Commencez chaque appel par mentionner le nom de votre société, suivi de votre nom complet et de votre poste, couronnés d’un accueil chaleureux. Cette méthode simple établit les fondements d’une interaction réussie dès les premiers instants.
Exemple : « Entreprise XYZ, Jean Dupont, responsable clientèle, bonjour. »
Sélectionnez un vocabulaire professionnel
L’image de marque de votre entreprise est également véhiculée par les mots que vous choisissez lors d’un accueil téléphonique. Une attention particulière aux formulations adoptées, en évitant les expressions négatives, est primordiale. Adaptez votre langage à votre domaine d’activité et à votre public cible pour assurer une communication efficace et respectueuse.
Utilisez des phrases plus adaptées pour votre accueil téléphonique
Remplacez les phrases peu appropriées par des alternatives plus courtoises qui valorisent l’échange :
- Au lieu de « Quel est votre problème ? » ou « C’est pourquoi ? », préférez « Comment puis-je vous assister ? »
- Transformez « C’est de la part ? » en « Puis-je connaître votre nom ? » ou « À qui ai-je l’honneur ? »
- Remplacez « Ne quittez pas » par « Veuillez patienter quelques instants, s’il vous plaît. »
- Changez « Monsieur Martin n’est pas là » ou « Monsieur Martin est occupé » par « Monsieur Martin est indisponible pour le moment, souhaitez-vous laisser un message ? »
- Optez pour « Pourriez-vous répéter, s’il vous plaît ? Je n’ai pas bien saisi. » au lieu de « Parlez plus fort. »
- Préférez « Monsieur Martin est en réunion à l’extérieur » à « Monsieur Martin est absent. »
- « Je ferai passer votre message dès son retour. » est plus professionnel que « Je lui dirai que vous avez appelé quand je le verrai. »
- Choisissez « C’est moi qui vous remercie. » au lieu de « De rien. »
- Et enfin, « Merci de nous avoir contactés. » offre une conclusion plus chaleureuse que simplement « Merci. »
En suivant ces conseils pour peaufiner votre accueil téléphonique, vous optimisez non seulement l’expérience client dès le premier contact mais renforcez également l’image professionnelle de votre entreprise.
Enfin, il faut adapter le même type de réflexe pour soigner les messages de son répondeur ou de son attente téléphonique.